Deloitte’s Roadmap zum Resource Portfolio Management (RPM)

Eine Valkeen Projekt Case Study | Management Summary | Ausgangslage | Ansatz und Lösungsdesign | Messbarer Nutzen | Ihr Business Case

Management Summary

Die Jahre 2018 und 2019 waren für Deloitte ausserordentlich erfolgreich. Das Unternehmen konnte absolut und relativ gesehen die Branchenführerschaft (vor PWC, EY und KPMG) für sich behaupten. Das Wachstum hat aber auch eine andere Seite: Denn trotz eines jährlichen Mitarbeiterwachstums von 21% konnte Deloitte dem überproportionalen Anstieg an neuen Initiativen nur bedingt gerecht werden.

Elmar Lotz, der IT Portfolio Manager von Deloitte, skizziert die Herausforderungen und Probleme, die durch Bottle-Necks und ungeplante Projektverschiebungen entstanden sind und gibt Einblicke wie diese durch eine komplette Prozesstransformation im PPM sowie einer toolseitigen Neuausrichtung gelöst wurden – beratend begleitet von Valkeen. Eine komplette Implementierung in 4 Schritten. Die IT der Deloitte konnte im ersten Jahr nach Implementierung unserer Lösung quantitativ folgenden Nutzen verzeichnen:

  • 55% mehr Projekte umsetzen
  • 70% Zeit einsparen bei hoch-priorisierten Fast-Tracks
  • Einen globalen Standard für das Ressourcen- und Portfoliomanagement setzen
  • Engpässe vorhersehen und proaktiv Bottle-Necks managen
  • Mitarbeiter cross-funktional und standortübergreifend einsetzen

Ausgangslage

Die Herausforderungen im Ressourcenmanagement und PPM haben seit 2015 stetig zugenommen und im Jahr 2017 den Start der Optimierung eingeleitet. Sie liessen sich 2017 vereinfacht in den folgenden 3 Wechselwirkungen beschreiben:

  • Gestiegene Projekt Quantität & Komplexität

    Die Anzahl neuer Projektanfragen hat sich von Jahr zu Jahr verdoppelt und gleichzeitig hat die Komplexität der Demands stark zugenommen. Aus reinen Implementierungsprojekten wurden nachhaltige Programme mit hohem Spezialisierungsgrad und erhöhter cross-funktionaler Zusammenarbeit.

  • Knappe Ressourcen & Wachstum

    Die wachsende Anzahl von Engpassressourcen und Konflikten führte zu ungeplanten Projektverschiebungen, Kosten und Showstoppern bis auf Portfolioebene. Dem enormen Personalanstieg konnte man nur schwer zielgerichtet i.S. des Managements für Engpässe (Kapazitätsmanagement) gerecht werden.

  • Kein zentraler Prozess & unzureichende Tool-Landschaft

    Der PPM-Prozess hat über die Zeit an immer mehr Komplexität gewonnen, was einerseits zu immer geringerer Durchdringung und Adaption der Stakeholder führte. Andererseits fehlte es an einem voll in den PPM-Prozess integrierten Ressourcenmanagement-Prozess inkl. Machbarkeitsprüfung. Auch auf der technologischen Seite hat man zunächst mit Excel, Sharepoint-Listen, der Einführung des MS-Project Servers bis hin zu einer Implementierung von Meisterplan nicht bewerkstelligt eine zentrale und belastbare Ressourcendatenbank für Simulationen bereitzustellen, die im UI gleichzeitig eine hohe Nutzerakzeptanz für die Einsatzplanung (Projekt & Linie) und Zeiterfassung lieferte.

Hinzu kam, dass sich die oben genannten Herausforderungen stark negativ beeinflussten. Bspw. bedingte das steigende Volumen an Projektanfragen und deren Komplexität das Recruiting neuer Mitarbeiter. Es wurde schwieriger Bottle-Necks aufgrund gestiegener Komplexität der Tätigkeiten überhaupt zu identifizieren, um diese entsprechend zu reduzieren. Die Prozesskomplexität und die fehlende Nutzerakzeptanz der implementierten Tools verstärkten das Problem. Projekte wurden häufig einfach am Prozess vorbei gesteuert, womit Ressourceneinsatzpläne und Kapazitäten für das Portfoliomanagement kaum belastbar waren.

Valkeen Consulting | Infographs

Ansatz und Lösungsdesign

Es war klar, dass man diesen Herausforderungen nicht mehr nur mit weiterem Wachstum i.S. zusätzlichen Personals begegnen konnte, sondern den Ressourceneinsatz optimieren musste. Das Ziel: Die zur Verfügung stehenden Ressourcen, deren Skills und Kapazitäten effizient und im Einklang mit der Strategie einsetzen.

Unser Vorgehen bei Ressourcenmanagement Implementierungen umfasst prozessuale, methodische und technische (Tool-) Komponenten. Und genau in dieser Reihenfolge haben wir die Roadmap bei Deloitte auch ausgerollt: Der Prozess gibt das Lösungsdesign, die Methodik und schlussendlich die oder das eingesetzte Tool(s) vor.

Deloitte und Valkeen konnten so auf einen Zeithorizont von ca. 15 Monaten – vom Erstgespräch, über die fachliche Konzeption bis hin zum Go-Live und einem ersten, quantitativen Nutzeninkasso, eine profundes Resource Portfolio Management (RPM) etablieren. Unsere 4-stufige Roadmap zum Resource Portfolio Management (RPM):

  • Stakeholder-Analyse

  • Lösungsdesign (Prozess, Methodik & Tool)

  • Proof-of-Concept Lösungsdesign mit Tempus Resource

  • Iterative Implementierung

„Die Lösung von Bottlenecks liegt meistens nicht (nur) in der Anstellung von zusätzlichem Personal, sondern der Optimierung des Ressourceneinsatzes.

(Marc Neckermann, CEO, Valkeen)

Schritt 1: Stakeholderanalyse

Zunächst wurden repräsentative Mitarbeiter in den Bereichen Team- und Abteilungsleiter Projektleiter, PMO und PPM identifiziert. Mit unseren Fast-Track-Interviews wurden die Stakeholder zum PPM und Ressourcenmanagement befragt. Ein erster Schritt, den wir allen Unternehmen empfehlen, bevor Sie mit der Konzeption beginnen. Denn die Ergebnisse dieser Analyse sind der Auftakt für das Changemanagement im Projekt und gleichzeitig der Anker zu kontinuierlicher Verbesserung und Buy-In. Dadurch, dass wir die Interviews als externe Beratungsfirma explizit anonymisiert durchgeführt haben, konnte eine Kommunikationsplattform geschaffen werden, die folgenden Effekt erzielte: Selbst das Kernteam hörte viele Dinge zum aller ersten Mal, da sich alle frei äussern konnten.

Schritt 2: Lösungsdesign (Prozess, Methodik & Tool)

Basierend auf den Ergebnissen der Stakeholderanalyse und bewährten Best-Practices hat die Valkeen einen Prozessentwurf ausgearbeitet, der klare Verantwortlichkeiten setzt, die Wünsche der Stakeholder adressiert und vor allem „lean“ ist und von allen verstanden wird.

Die Erfolgsfaktoren unseres Prozesses waren

(A) die 2-Stufigkeit der Freigabe: Nur Initiativen im Detail zu planen, wenn diese zuvor mittels Simulation und Szenarioanalyse auf Machbarkeit geprüft wurden. Die Priorisierung basiert dabei ebenfalls auf Best-Practice Priorisierungsfaktoren. Nur Projekte des genehmigten Portfolio-Szenarios dürfen überhaupt in die 2. Planungsgranularität, mit dem Ziel den Overhead der Detail-Planung von jenen Initiativen signifikant zu reduzieren, die entweder nicht-sinnvoll, nicht-wichtig, nicht-dringlich, aber insbesondere einfach nicht-machbar sind.

(B) ein voll in den PPM-Prozess integrierter Ressourcenanfrage- und Genehmigungsprozess, um mit Team-Leads Hand in Hand auf Basis einer Single-Source-of-Truth zu planen.

(C) die Integration von Fast-Track’s, um hoch priorisierte Initiativen, die schnell Kundennutzen schaffen noch schneller durch den Prozess zu schleusen, und erst gar nicht die Fläche zu bieten diese am bestehenden Prozess vorbei zu steuern.

Source: Deloitte

Schritt 3: PoC Lösungsdesign mit Tempus Resource

Für eine Evaluierung sollten nur Systeme in Frage kommen, die speziell für das Management von Ressourcen entwickelt wurden und nicht PPM-Tools, die auch Ressourcenmanagement abdecken. Dafür strebte Deloitte einen zu hohen Reifegrad im Ressourcenmanagement an und hatte ausserdem bereits zu viele negative Erfahrungen gesammelt. Die wesentlichen Kriterien waren dabei:

  • Muss-Kriterien

    • Prozessunterstützung
    • Simulation- und Szenarionalyse ohne Veränderung der Echtdaten
    • Einfache und intuitive (Excel-artige) Oberfläche zur Ressourceneinsatzplanung auf Projekt und Linie
    • Ressourcenplanung gleichzeitig auf mehreren Projekten und/oder Linientätigkeiten
    • Integrierte Leistungszeiterfassung
  • Nice-to-Have-Kriterien

    • Adressierung weiterer Wünsche/Probleme der Stakeholderanalyse
    • Integriertes Report Management
    • Projektfinanz- und Kostenplanung
    • Controlling und Budgetmanagement

Nach einer ersten Produkt-Demo wurde Tempus Resource als Tool für einen PoC ausgewählt. Der PoC (mit Echtdaten) dauerte insgesamt nur 3 Wochen, da Tempus 1. über einen Drag-and-Drop-Excel Import Connector verfügt und 2. einen Standard-Connector zu MS-Project-Server anbietet. Die Daten Ressourcen-, Projekt- und Allokationsdaten waren nach einem Call von 30 Minuten in Tempus und konnten direkt zum Testen verwendet werden. Alle Muss- und Kann-Kriterien wurden zu 100% erfüllt und der PoC konnte bereits einen guten Ausblick bieten wie weitere Implementierungsphasen und das Ausbaupotential aussehen werden (Projektmanagement, Finanzplanung, Skillmanagement).

Schritt 4: Iterative Implementierung

Nach erfolgreicher Durchführung des PoC’s ging es im Rahmen der Implementierung darum den Microsoft Project Server für die Projekteinsatzplanung, eine Eigenentwicklung des TimeSheets sowie Meisterplan für die Portfolio- und Kapazitätssimulation durch Tempus Resource zu ersetzen und iterativ in die erste Implementierungsphase zu starten. Es wurde streng darauf geachtet einen guten Mix zu finden zwischen dem was der Organisation zumutbar ist, aber gleichzeitig Nutzen und nicht nur Arbeit schafft. Die Ergebnisse der zu Beginn durchgeführten Stakeholderanalyse konnten so stetig auf Erfüllung überprüft werden.

I. Nutzen „Durchlauf & Time-to-Market“

Bereits nach einem guten Jahr wurde ein erstes quantitatives Nutzeninkasso erstellt und das Ergebnis war für alle Teilnehmer zufriedenstellend.

Die Daten für das Nutzeninkasso lieferten Reports und Auswertungen über Durchlaufzeiten und den Durchsatz vor und nach der Implementierung.

Hervorzuheben ist, dass 55% mehr Projekte umgesetzt werden konnten, weil die zur Verfügung stehenden Kapazitäten gezielt und effizient eingesetzt werden konnten und gleichzeitig ungewollte Projektverschiebungen und Engpässe fast gar nicht mehr entstehen konnten. Auch das Potential des erhofften cross-funktionalen und standortübergreifenden Einsatzes von Mitarbeitern in ganz Deutschland wurde realisiert.

Die Durchlaufzeit von hoch-priorisierten Projekten mit direktem Kunden-Nutzen konnte mit einer 70%-igen Zeiteinsparung verzeichnet werden.

Die zentrale IT, die in der Vergangenheit mehr den Ruf eines Cost-Centers hatte, wird nunmehr als „Professional Partner“ der Business-Units wahrgenommen und hat mittlerweile einen hohen Anteil an der Wertschöpfung.

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II. Nutzen „Portfolio Handling & Tempus Resource“

Tempus Resource ermöglicht Deloitte nun komplexe Simulations- und Szenarioanalysen durchzuführen und kritische Fragen innerhalb weniger Minuten direkt zu beantworten:

  • Was, wenn sich ein Projekt verschiebt?
  • Was, wenn eine Ressource ausfällt?
  • Was, wenn wir dieses Projekt versuchen nächste Woche zu starten?

Das Wichtigste hierbei ist, dass die Daten durchgängig belastbar sind, weil die Planungs- und Prognosedaten auf einer intuitiven Oberfläche eingegeben werden und die Mitarbeiter selbst Nutzen davon haben. Ausserdem übernimmt Tempus Resource, als ein speziell für Ressourcenmanagement entwickeltes Tool, fast alle methodischen Anstrengungen von selbst, um bspw. ein einheitliches Kapazitätsmanagement zu leben, Rollenkonzeptionen dynamisch anzupassen und einen Shared-Resource-Pool einfach zu managen.

Der Nutzen spricht für sich: Das Lösungsdesign der IT im Zusammenspiel mit Tempus Resource auf der Tool-Seite wird mittlerweile in vielen weiteren Business-Bereiche in Deutschland ausgerollt und weltweit als potentielle „Standardlösung“ für das Ressourcen- und Portfoliomanagement bei Deloitte gesehen.

Ihr Resource Portfolio Management Business Case

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie das quantifizierte Potential Ihrer Ressourcenmanagement-Implementierung bereits vor einer möglichen Umsetzung einschätzen und als Kommunikationsinstrument nutzen wollen. Nutzen Sie dafür unseren Excel-Business-Case, in den Sie ausgewählte Rahmenparameter eingeben und Ihr Potential anschliessend direkt simulieren können.