Ressourcenplanung – Der neue kritische Pfad
Wie effiziente Ressourcenplanung heute die Machbarkeit gesamter Projektportfolios bestimmt und warum die agile Transformation nur in „rein“ agiler Projektumwelt Entwarnung geben kann
Budget-Restriktion „Ressourcen“
Eine effektive Ressourcenplanung ist heute für viele Unternehmen die grösste Herausforderung im PPM. Wir haben uns bisher entlang der altbewährten Leitplanken Zeit, Scope und Budget bewegt, um unsere unternehmerischen Aktivitäten zu erfüllen:
- Keep-the-light’s-on
- Run-the-business
- Change-the-business
- Transform-the-business
- Innovate-the-business.
So weit so gut. Dennoch gibt es neben dem finanziellen «Budget» eine weitere Beschränkung, die heute die Machbarkeit all unserer Aktivitäten bestimmt:
Ressourcen, ihre Kapazitäten und individuellen Skills.
Verständlich, denn fast jede Initiative berührt das Thema Mitarbeiter. Und fast jedes Unternehmen hat heute mehr Initiativen als Kapazitäten zur Verfügung stehen. In einem solch überlasteten System führt eine nur geringe Verschiebung zu einer Kette weiterer Verschiebungen, Ressourcenengpässen und Konflikten. Die begrenzte Verfügbarkeit von Kapazitäten und Skills im Unternehmen ist heute der Faktor Nr. 1, der gesamte Projektportfolios entweder zum fliegen oder zum Erliegen bringt. Wir brauchen also Methoden und Wissen, um diesen kritischen, schmalen Pfad der Ressourcenplanung effizienter zu managen und reaktionsfähig zu bleiben.
„Es gibt zwei Arten von Budgets: Geld und Ressourcen. Die zweite Art ist weitaus komplexer und meistens limitierter.“
„Ressourcen und Kapazitäten werden von den meisten Unternehmen als knapp, für den Unternehmenserfolg kritisch und als extrem intransparent empfunden.“
(Valkeen Market & Research)
Agile Frameworks lösen das „Ressourcenproblem“ nicht
Viele Unternehmen -wenn nicht sogar die meisten- werden nie 100% agil arbeiten können, da es die heterogenen Anforderungen ihrer Organisations- und Projektlandschaft gar nicht erlauben. Insbesondere wegen Themen wie „Shared Services“, cross-funktionalen Teams und Mitarbeitern, die gleichzeitig an Linientätigkeiten (Keep-the-light’s-on und Run-the-Business) arbeiten. D.h. die Mehrheit der Organisationen wird auch in Zukunft ein hybrides Projektportfolio adressieren. Das wäre nicht weiter schlimm, wenn sich diese Unternehmen von der agilen Skalierung nicht erhoffen würden, dass sich damit auch das „Ressourcenproblem“ lösen würde. Denn trotz des mitarbeiterbezogenen Gedankens von Teams und der angestrebten Reaktionsfähigkeit durch agile Frameworks, bleibt das Grundproblem im Unternehmen bestehen: Es gibt keine Sicht auf alle verfügbaren Ressourcen, ihre Verfügbarkeiten und Skills, unabhängig von Methodik, Funktion und Standort, und keinen gemeinsamen Prozess, um diese zu planen und zu steuern.
Am Ende befinden wir uns sogar – zwar in agilen – aber neuen Silos.
Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass es wichtig ist die beiden Konzepte (Agile Skalierung und Ressourcenmanagement) zunächst unabhängig voneinander zu betrachten und die jeweiligen Stärken der Systeme nicht miteinander zu verwechseln. Wird jede Disziplin individuell gemeistert, gibt es unendliche Möglichkeiten von Synergien. Denn ein gutes Ressourcenmanagement wird Teams und den generellen Ressourcenumgang im hybriden Projektportfolio noch vielschichtiger und effektiver machen. Auch die gemeinsamen Ziele können leichter erreicht werden: Effizienz, verbesserte Time-to-Market, Reaktionsfähigkeit (Business Agilität), Mitarbeiterzufriedenheit und Steigerung des Durchsatzes – und das alles in einer transformativen Umwelt.
Ressourcenplanung mit echtem Ressourcenmanagement begegnen
Die Lösung heisst also: Raus aus den Silos, hin zu einem transparenten Ressourcenpool, und vor allem die Anwendung echten Ressourcenmanagements, mit dem Ziel seine Mitarbeiter präzise einzusetzen und gleichzeitig reaktionsfähig zu bleiben. Dazu gehört auch die Ressourcenplanung technologisch auf einem höheren Level als nur mithilfe von Excel oder MS Project zu machen, und eine hohe Datenqualität für die strategische Entscheidungsfindung zu etablieren.
Damit Strategien und Innovationen wieder die Tätigkeiten der Unternehmen bestimmen, dürfen Ressourcen nicht mehr die kritischen Inhibitoren, sondern sollten vielmehr Enabler dieser Aufgaben sein. Denn letzten Endes sind es die Menschen in den Unternehmen, die Transformation bewerkstelligen. Ressourcenmanagement schafft genau diese Balance: Effizienz für die Unternehmen herzustellen, und gleichzeitig die Mitarbeiter aus der Überlastung und mehr in Richtung ihrer Stärken zu navigieren.
Alle Methoden und Best Practices von Ressourcenmanagement sind darauf ausgerichtet Kapazitäts- und Skillkonflikte kurzfristig, langfristg und antizipativ zu adressieren, und die Schieflagen, die durch Ressourcen ausgelöst werden, erst gar nicht entstehen zu lassen. Der neue kritische Pfad Ressourcen ist also lösbar:
Zusammenfassung
In der Realität werden die meisten Unternehmen hybride Projektportfolios vorfinden. Hierfür brauchen wir aktuelle und belastbare Daten über Time, Scope und zwei gleichermassen wichtige Arten von Budgets: Geld und Kapazitäten. Ressourcen mit ihren Skills und Kapazitäten sind in der heutigen Zeit viel limitierter und damit der eigentliche kritische Pfad des Projektportfolios. Egal was die Zukunft an Veränderung bringt, seien es Reorganisationen, Pandemien, Rezessionen, „New Work Order“, GEN-Z, Cloud oder KI … Eine integrierte und belastbare Ressourcendatenbank ist die Grundlage jeder Unternehmensaktivität, in der Ressourcen gebunden werden. Die heute dominierende Kapazitäts- und Skillknappheit führt zu einem kritischen Pfad, der mithilfe von echtem Ressourcenmanagement langfristig und antizipativ gemanaged werden kann.
